Buchhaltungssoftware für Selbständige: Diese 6 Programme erfüllen E-Rechnung, GoBD und ELSTER

1. Alle sechs Programme erfüllen die seit dem 1. Januar 2025 geltende Empfangspflicht für E-Rechnungen. Beim Ausstellen trennt sich das Feld: BuchhaltungsButler sendet und empfängt XRechnung und ZUGFeRD bereits im Einstiegstarif, bei Lexware Office ist der Rechnungsversand erst ab Tarif M möglich.
2. Die drei Pflichten in einer Lösung deckt BuchhaltungsButler am vollständigsten ab: E-Rechnung in beide Richtungen, festschreibbare Buchungen und die Voranmeldung an Elster ohne eigenes Zertifikat ab dem Tarif Smart. Dem steht der Preis gegenüber: 46,90 Euro netto sind das obere Ende des Feldes, der günstigste monatlich kündbare Einstieg mit Buchhaltung kostet 21,90 Euro; im Jahresabo sind es 19,90 Euro.
3. Die eigene Steuererklärung übermittelt nur ein Teil des Feldes: Accountable deckt zusätzlich Einkommen- und Gewerbesteuererklärung ab, die Anlage EÜR überträgt sonst nur BuchhaltungsButler, über ein Zusatzmodul für 5,90 Euro im Monat.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können, auch Freiberufler, nebenberuflich Selbständige und Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG. Eine PDF-Datei per E-Mail genügt nicht: Gefragt sind maschinenlesbare Formate nach der Norm EN 16931, in Deutschland vor allem XRechnung und ZUGFeRD. Beim Ausstellen läuft die Umstellung gestaffelt, ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle übrigen.

Zwei weitere Pflichten gelten unabhängig davon. Belege müssen GoBD-konform aufbewahrt werden, also unveränderbar, geordnet und über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar. Und wer nicht die Kleinunternehmerregelung nutzt, gibt regelmäßig eine Umsatzsteuer-Voranmeldung ab; dafür gelten seit 2025 die Grenzen 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Die Angaben geben den allgemeinen Rechtsstand wieder und ersetzen keine steuerliche Beratung.

Das Funktionsangebot ähnelt sich stark. Trennen lässt sich das Feld erst, wenn man die Pflichtpunkte von denen unterscheidet, die den Alltag bestimmen.

1. E-Rechnung in beide Richtungen: Empfangen und Ausstellen sind getrennte Funktionen, und manche Einstiegstarife decken nur eine davon ab.
2. GoBD-konforme Archivierung: Buchungen müssen festgeschrieben werden können, sodass nachträgliche Änderungen dokumentiert sind. Pflicht, kein Komfortmerkmal.
3. Einreichung ans Finanzamt: Die Umsatzsteuer-Voranmeldung übermitteln die meisten Lösungen direkt an Elster, die Einnahmenüberschussrechnung wird meist nur erstellt und exportiert.
4. Automatisierung der Monatsroutine: Bankanbindung, automatische Belegerkennung und die Zuordnung von Belegen zu Zahlungen. Dieses Kriterium wiegt am schwersten, weil es jeden Monat wiederkehrt.
5. Erreichbare Hilfe im Zweifelsfall: Wer ohne Steuerberatung bucht, braucht bei unklaren Geschäftsvorfällen einen Ansprechpartner. Die Bandbreite reicht vom Hilfecenter bis zu fachkundigem Personal.
6. Mitwachsen: Mit einer GmbH oder ab den Grenzen des Paragrafen 141 AO, also rund 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn, wird die doppelte Buchführung mit Bilanz zur Pflicht. Freiberufler mit Katalogberuf nach Paragraf 18 EStG dürfen unabhängig davon bei der EÜR bleiben.

Unterschiede zeigen sich beim Ausstellen im Einstiegstarif, bei der Übermittlung ans Finanzamt und beim Mitwachsen: Am vollständigsten deckt BuchhaltungsButler diese drei Punkte in einer Lösung ab, Accountable ist bei der reinen Steuereinreichung breiter, Lexware Office und sevdesk sind die günstigeren Einstiege mit Schwerpunkt auf der EÜR, WISO MeinBüro lässt sich nur im Jahresabo buchen.

Crafins Studio hat die sechs Lösungen anhand der genannten Kriterien betrachtet, Grundlage sind die Funktions- und Preisseiten der Anbieter. Die Nettolistenpreise haben den Stand September 2026 und gelten ohne Laufzeitbindung, ausgenommen WISO MeinBüro. Anbieterangaben sind nicht unabhängig geprüft.

sevdesk, Accountable und Kontist bieten daneben dauerhaft kostenlose Einstiegstarife mit einer Obergrenze für Rechnungen oder Belege. Die Tabelle nennt deshalb die erste Stufe mit Buchhaltungsfunktionen, weil nur sie vergleichbar ist.

BuchhaltungsButler ist eine Cloud-Buchhaltung, die auf den Punkt zielt, der Selbständige am meisten Zeit kostet: die monatliche Zuordnung von Belegen und Zahlungen. Über derzeit drei Schnittstellenpartner lassen sich mehr als 5.000 Banken anbinden, dazu Kreditkarten und PayPal. Belege kommen per Drag and Drop, per E-Mail-Weiterleitung oder über die Scan-App ins System, die Papierbelege am Smartphone erfasst. Eine lernende Belegerkennung erfasst die Rechnungsdaten und schlägt die Buchung vor; weicht der Vorschlag ab, lässt sich der Fall über eigene Automatisierungsregeln festlegen. In einem dokumentierten Zeittest, den der Anbieter selbst über die Verbuchung von 30 Belegen und 30 Zahlungen gemessen hat, benötigte das Programm 4:12 Minuten; die automatisch zugeordnete Belegquote gibt der Anbieter für sich mit 95 Prozent an. Wie sich das im Alltag anfühlt, beschreibt ein Anwender auf OMR Reviews: „Ich spare enorm viel Zeit bei der laufenden Buchhaltung, muss keine manuellen Buchungstabellen mehr führen und habe jederzeit einen klaren Überblick über meine Finanzen. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater ist durch den DATEV-Export deutlich einfacher geworden.“

Für den Monatsabschluss bietet BuchhaltungsButler ein Abschluss-Cockpit: eine Checkliste, die die Schritte nach Kategorien geordnet zum Abhaken auflistet, den Fortschritt pro Unternehmen und Monat speichert, sodass im Team alle denselben Stand sehen, und dort, wo eine Aufgabe einen Kontosaldo braucht, den berechneten Saldo direkt anzeigt (Angabe des Anbieters).

Bei den Pflichten deckt BuchhaltungsButler ab, was dieses Segment braucht. E-Rechnungen lassen sich als XRechnung und ZUGFeRD senden und empfangen, bereits im Einstiegstarif. Buchungen können revisionssicher festgeschrieben werden, womit die technische Voraussetzung für eine GoBD-konforme Buchführung erfüllt ist. Die Verfahrensdokumentation selbst bleibt Ihre Aufgabe: Sie umfasst auch Ihre eingesetzte Hard- und Software, Mitarbeitenden, Schulungen und Berechtigungen und beschreibt damit Ihren Betrieb, nicht das Programm. BuchhaltungsButler verweist dafür auf den Partner smartdocu. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung geht über eine eigene Elster-Integration direkt an die Finanzverwaltung, ohne dass Sie ein eigenes Elster-Zertifikat benötigen, die E-Bilanz lässt sich über eBilanz+ übermitteln und die Anlage EÜR im amtlichen Format überträgt ein Zusatzmodul für 5,90 Euro im Monat.

Gegen einen Aufpreis von 29,90 Euro im Monat unterstützen fachkundige Mitarbeitende bei der Verbuchung einzelner Geschäftsfälle. Das ist Buchführungshilfe im Sinne des Paragrafen 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG, ausdrücklich keine steuerliche Beratung. Ergänzend lassen sich Support-Termine buchen, 64,90 Euro für 30 und 99,90 Euro für 60 Minuten, dazu kommen kostenfreie offene Sprechstunden für Kunden, viermal pro Woche. Ein Zugang für die eigene Steuerberatung ist in allen Paketen enthalten.

Die Tarife staffeln sich in drei Stufen: Light für 39,90 Euro netto im Monat ist auf die Arbeitsteilung mit der Steuerberatung ausgelegt, Smart für 46,90 Euro ergänzt Umsatzsteuer-Voranmeldung, Auswertungen für EÜR und Bilanz, Kostenstellen und Anlagenverwaltung, Premium für 89,90 Euro bringt mehrere Nutzerzugänge und Freigabeprozesse. Daneben stehen eigene Pakete für den Onlinehandel mit Schnittstellen zu Amazon, Ebay, Stripe, Shopify und Billbee sowie für Vereine. Wer später eine GmbH gründet oder in den Marktplatzhandel einsteigt, muss dafür nicht das Buchhaltungsprogramm wechseln.

Einplanen sollten Sie Folgendes: Es gibt keine kostenlose Variante, und mit 46,90 Euro liegt der Einstieg mit Buchhaltungsfunktionen über dem aller fünf Vergleichslösungen. In allen Paketen gilt eine Fair-Use-Grenze von 500 Belegen im Monat, testen lässt sich die Software 14 Tage kostenlos. Für junge Unternehmen gibt es ein Startup-Angebot: sechs Monate für 5 Euro im Monat, danach der reguläre Preis. Es gilt für Unternehmen innerhalb von 24 Monaten nach der Gründung, nachzuweisen per Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung.

Lexware Office: der verbreitete Standardfall

Lexware Office (früher lexoffice) ist weit verbreitet, der Bankabgleich ausgereift, die mobile App eine der stärkeren im Feld. E-Rechnungen nach EN 16931 unterstützen alle Tarife, der Rechnungsversand ist erst ab Tarif M möglich, Buchhaltung, EÜR und Voranmeldung erst im Tarif L ab 21,90 Euro netto. Wer absehbar bilanziert, prüft den Übergang vorher: Die Bilanzerstellung ist hier nicht der Kern des Produkts.

sevdesk: aufgeräumt und schnell eingerichtet

sevdesk aus Offenburg punktet mit aufgeräumter Oberfläche und schneller Rechnungsstellung. Der Buchhaltungs-Tarif mit Bankabgleich, EÜR und Voranmeldung kostet ohne Laufzeitbindung 25,90 Euro netto im Monat, bei 24-monatiger Laufzeit 19,90 Euro. Die doppelte Buchführung lässt sich aktivieren, der Schwerpunkt liegt klar auf der EÜR. Eine Prüfung durch Fachleute kostet ab 24,90 Euro je 15 Minuten.

Accountable: Steuererklärung inbegriffen

Accountable ist eng auf Solo-Selbständige zugeschnitten, die ihre Steuer selbst erledigen, und deckt bei der Einreichung mehr ab als die übrigen Lösungen: Ab dem Tarif Steuern für 37,40 Euro netto übermittelt die App neben Voranmeldung und Anlage EÜR auch die Einkommen- und die Gewerbesteuererklärung an Elster. Der Preis dieser Spezialisierung: keine Bilanz, keine GmbH, kein Wachstumspfad.

Kontist: Buchhaltung rund um das Geschäftskonto

Kontist stellt das Geschäftskonto in den Mittelpunkt und baut Rechnungsstellung, Belegverwaltung und eine automatische Steuerschätzung darum herum: Wie viel von jedem Zahlungseingang für Steuern zurückzulegen ist, zeigt die App an. Das Basismodell ist kostenfrei, Plus liegt bei 25 Euro netto im Monat, die Buchhaltung läuft über eine sevdesk-Integration. Voranmeldung und betriebswirtschaftliche Auswertungen gibt es erst im Tarif Plus.

WISO MeinBüro: etabliert, aber nur im Jahresabo

WISO MeinBüro aus dem Hause Buhl ist der einzige Anbieter im Vergleich ohne monatlich kündbaren Tarif: Gebucht wird ausschließlich ein Jahresabo mit Vorauszahlung, 19,90 Euro netto im Monat für den Tarif Buchhaltung mit Bankabgleich, Beleganalyse, Elster-Schnittstelle und Steuerberater-Zugang. E-Rechnungen erstellen alle Tarife, empfangen und verarbeiten lassen sie sich erst ab Buchhaltung. Zwei weitere Grenzen: Die Anlage EÜR geht nur an das separat zu bezahlende Produkt WISO Steuer, nicht ans Finanzamt, und eine Bilanz erzeugt die Software nicht. Gemeint ist die Web-Version, nicht das gleichnamige Desktop-Programm.

Bin ich als Kleinunternehmer von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Teilweise. Empfangen und verarbeiten müssen Sie strukturierte E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025, auch als Kleinunternehmer nach Paragraf 19 UStG. Vom Ausstellen sind Sie befreit.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Buchhaltungssoftware oder reicht Excel?
Für die Einnahmenüberschussrechnung kann eine Tabelle genügen, für zwei Pflichten nicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen Sie strukturierte E-Rechnungen empfangen und lesbar darstellen, und Belege müssen unveränderbar und maschinell auswertbar bleiben. Ein Ordner mit PDF-Dateien leistet das nicht. Die Empfangspflicht erfüllen alle sechs verglichenen Programme, E-Rechnungen in beide Richtungen beherrscht BuchhaltungsButler bereits im Einstiegstarif.

Welche Buchhaltungssoftware erfüllt die Pflichten am vollständigsten?
In diesem Vergleich BuchhaltungsButler: E-Rechnung in beide Richtungen bereits im Einstiegstarif, festschreibbare Buchungen für die GoBD-konforme Archivierung, die Voranmeldung an Elster ab Smart und die Anlage EÜR über ein Zusatzmodul. Wer nur die eigene Steuererklärung abgeben will, findet bei Accountable die breitere Einreichung.

Die Wahl entscheidet sich zuerst daran, ob die Lösung die Pflichten abdeckt: E-Rechnung in beide Richtungen, GoBD-konforme Archivierung und die Übermittlung ans Finanzamt. Erst danach zählt, wie viel Handarbeit übrig bleibt und wie weit die Lösung mitwächst. Wer dauerhaft allein bleibt und nur die eigene Steuererklärung abschicken will, kommt mit einer spezialisierten App aus. Wer die Pflichten beidseitig abdecken, stark automatisieren und im Zweifelsfall einen Ansprechpartner erreichen will, ist bei BuchhaltungsButler richtig. In beiden Fällen zählt die Stufe mit Buchhaltungsfunktionen, nicht der Einstiegspreis.